Varför ska vi arbeta med nyttorealisering?
När vi startar ett nytt projekt eller utvecklingsinitiativ gör vi det med ett eller flera syften – till exempel att någonting ska kunna förbättras, fungera på ett annat sätt eller tillföra en helt ny service.
Dessa syften eller målsättningar kallas nyttor.
Nyttorna hjälper oss nå våra mål
Det är viktigt att identifiera nyttorna och förstå vad som krävs för att de ska uppstå. Det hjälper oss att:
- motivera kostnader
- förstå hur ett projekt bör bemannas
- kravställa teknik
- bestämma hur vi ska följa upp att önskade effekter uppstår
För att göra detta använder vi verktyg och metoder som nyttoanalys, effektkedjor, nyttokalkyl och nyttoregister. Här kan du läsa mer om vad de innebär i praktiken. Här intill finns länkar till våra mallar som kan vara till hjälp, men även e-learnings för dig som vill lära dig mer om de olika metoderna och mallarna.
Nyttokalkyl
Varje idé till förändring behöver ett tydligt beslutsunderlag som visar vad förändringen kommer att kosta och vilka nyttor den förväntas ge. Detta kan göras på olika sätt och kallas ibland för "business case" eller "affärsnytta". Inom offentlig sektor används oftare termen "nyttokalkyl".
Tre nyttor
En nyttokalkyl är en form av "business case" där nyttorna vanligtvis delas upp i tre delar:
- Ekonomisk nytta:
Besparingar i rena kronor och ören som en förändring kan medföra. - Omställningsnytta:
Exempelvis minskad arbetstid som en följd av en förändring. - Kvalitativ nytta:
Ökad tid för personliga möten, kortare kötid, verksamhetsutveckling eller möjlighet till kompetensutveckling.
Effektkedjan visar den röda tråden
Arbetet med att göra en nyttokalkyl innebär att vi måste tänka igenom vilka effekter vi vill uppnå med en förändring, och hur dessa bidrar till att nyttor uppstår. En metod för att göra detta kallas effektkedja, där man kopplar ihop nyttor med effektmål och identifierar vilka förändringsinsatser som krävs. Effektkedjan hjälper oss att se hur olika förändringsinsatser kan kopplas till kommunens övergripande strategiska mål.
Genom att jobba med effektkedjemetoden och nyttoanalys blir det tydligt hur vi bör mäta att en önskad effekt faktiskt uppstår, och vem som ska ansvara för att följa upp att nyttan verkligen omsätts i praktiken. Detta kallas för nyttorealisering, och behöver ägas och följas upp av en utsedd person inom verksamheten, som till exempel en enhetschef. Nyttor blir ofta synliga först på längre sikt och behöver därför följas upp kontinuerligt.
Nyttoregister
När vi har utsett ansvariga för nyttorealisering har vi skapat grundläggande förutsättningar för att följa upp att önskade nyttor uppstår. Det viktigaste är att någon med ansvar och mandat i verksamheten faktiskt följer upp att nyttorna realiseras. Om uppföljningen visar att vi inte uppnår den nytta vi tänkt, behöver vi förstå varför och kanske justera något för att komma på rätt kurs igen.
För att få en samlad bild av vår förmåga att skapa nytta genom digitalisering på kommunövergripande nivå behövs också en samordnad uppföljning. Detta görs genom ett nyttoregister, som ingår i digitaliseringsprocessens arbete med kvalitetssäkring av initiativ.
De initiativ som beslutas att genomföras behöver därför rapportera in minst en indikator (mätetal) som verksamheten avser följa upp, för att kunna utvärdera om den önskade nyttan faktiskt uppstod.
Tips för nyttorealisering och val av indikatorer för uppföljning
- Fokusera på 1-3 nyttor som är tydligt kopplade till den förändring ni genomför.
- Mät ert nolläge innan förändringen införs, och sedan efteråt med vissa intervall. Hur länge ni bör följa upp beror lite på typen av förändring, och hur snabbt ni tror effekterna kommer.
- Försök hitta ett mätetal (indikator) som är relativt enkelt att mäta. Annars är risken att ni slarvar med nollägesmätning eller uppföljningsmätning, och utan dessa kan ni inte utvärdera vad effekten faktiskt blev.
- Verksamhetsansvarig (nyttorealiseringsansvarig) ska godkänna att förslagen på indikator och målsättning är realistiska
- Gör en plan för hur nyttorna ska kunna realiseras. Om en nytta är t ex frigjord arbetstid, hur ska den frigjorda tiden användas för att skapa positiva effekter?
Läs mer
Är du nyfiken på att läsa ännu mer om nyttorealisering och nyttokalkyler? Här finns matnyttig information och metodstöd från DIGG (Myndigheten för digital förvaltning) och Inera.
Foto: Thisisengineering via Unsplash.
Marie Rotkirch
Digitaliseringsstrateg
Sidan uppdaterades: