Tips för att skriva en kommunikationsplan
Varje ledare för projekt, processer och verksamheter behöver en kommunikationsplan för att vara säker på att rätt personer får rätt information på rätt sätt i rätt tid.
Gå igenom de här frågorna i tur och ordning och du har en kommunikationsplan.
- Vad är problemet? Vilka problem ska kommunikationen lösa? Vilka behov behöver tillgodoses? En plan börjar med kort nulägesanalys och bakgrundsbeskrivning.
- Vad är syftet och målet? Varför behöver du kommunicera och vad vill du uppnå? Ökad kännedom? Bättre förståelse? Förändrat beteende? Kommunikation är inget självändamål utan ett medel att nå resultat i arbetet.
Exempel: "Jag vill att samtliga medarbetare ska känna till omorganisationen, att 90 procent ska vara positivt inställda till den planerade förändringen, att 50 procent aktivt ska engagera sig i processen." Om du inte formulerar ett klart mål, kan du heller inte mäta resultatet. - Vem är målgruppen? Vilka vänder du dig till? Vad har de för behov, kunskaper och önskemål? Vilka förkunskaper och attityder har de? Vad vill du att målgruppen ska veta, tycka, eller göra?
- Vad ska jag säga? Vilka är mina viktigaste budskap? Är dessa relevanta och anpassade för mina målgrupper? För att ett budskap ska vara intressant, begripligt och användbart behöver det utformas ur målgruppens synvinkel. Att berätta allt för alla resulterar ofta i att inget når någon.
- Vilka kanaler ska jag använda? Var brukar din målgrupp söka information? Tidningar, personligt möte, webben, skyltar, utbildning etc? Ofta är det en mix av kanaler som ger resultat. Människor är olika och vill dessutom ha variation. Kan det finnas oväntade kanaler som skulle ge extra effekt? Ett budskap behöver också upprepas och koordineras, både i olika kanaler och över tiden, för att få effekt.
- Vem ska säga det? Vem är den bästa budskapsbäraren för just denna kommunikationsinsats?
- När ska jag säga det? När i tiden är det bäst att genomföra kommunikationen för att uppnå bäst resultat? Behöver man kommunicera vid flera tidpunkter?
- Vad kostar det? Vilka resurser har du - i tid, pengar och kompetens? Står kostnaderna i rimlig proportion till det du vill uppnå? Vad kostar det att låta bli? Gör en budget och en ansvarsfördelning.
- Hur ska man utvärdera insatsen och kontrollera effekten? Fundera över vilka metoder som man kan använda för att utvärdera kommunikationsinsatsen. Hur ska resultatet följas upp? Går det att mäta effekterna? Vad gick bra/mindre bra? Vad kan vi göra bättre nästa gång? Vad hände som vi inte förutsett? Lärdomar?
- Bygger din kommunikationsplan på Nacka kommuns styrande dokument? Följer din plan intentionerna i Nacka kommuns vision, grundläggande värdering och kommunikationspolicy? Följer du den grafiska profilen?
Att följa dessa medför bland annat att vi av andra uppfattas enhetligt och ger oss en tydlig avsändare. Tillsammans bidrar detta till att stärka vårt förtroende gentemot omvärlden.
Aktivitetsplan
När kommunikationsplanen är klar, bör man även göra en konkret och lättöverskådlig aktivitetsplan. Denna kan med fördel göras i excelformat eller som en wordtabell, med följande rubriker:
- Aktivitet
- Mål
- Målgrupp
- Tidpunkt
- Kanal
- Ansvarig
- Budget
- Deadline
- Status
Behöver du råd och stöd? Ta hjälp av professionella kommunikatörer.
Sidan uppdaterades: