Allmänna handlingar och diarieföring av sociala medier
När kommunen har kontakt med exempelvis en medborgare eller företagare via sociala medier blir det, precis som vilken annan kommunikation, allmänna handlingar.
Allmänna handlingar i sociala medier ska hållas ordnade så att det framgår om de har upprättats av myndigheten eller inkommit från någon annan och när det har skett. I många fall är sociala mediekanalen strukturerad så att det är möjligt att söka sig till denna information direkt i kanalen.
Det betyder i praktiken att de allmänna handlingar som kommer in via sociala medier inte behöver diarieföras, så länge det inte är ett enskilt ärende eller ett innehåll som bryter mot Nacka kommuns kommenteringsregler. Dessa ska sparas ner (exempelvis via skärmdump), raderas och i de flesta fall diarieföras.
Därför är det viktigt att det är enkelt att hitta vilka kanaler som är en del av kommunen, så att medborgarna kan ta del av det innehåll som läggs upp och kommentarer som skrivs. Lista över Nacka kommuns sociala medier hittar du här. Om du känner till fler sociala mediekanaler som inte står med på den listan så mejla kommunikation@nacka.se.
Gallring i sociala medier
Kommunen har ett gallringsbeslut som säger att handlingar som är av tillfällig eller ringa karaktär får gallras när de inte längre är aktuella. Gallringsbeslutet gäller alla i kommunen. Vanligtvis ligger kommentarer, inlägg och synpunkter kvar på de sociala medierna så länge som de olika kanalerna/verktygen tillåter.
Personangrepp, obscena ord, brottsligt material som till exempel hot eller hets mot folkgrupp, barnpornografi, uppvigling, olaga våldsskildring eller upphovsrättsintrång ska den som är ansvarig för kontot spara (genom exempelvis en skärmdump), polisanmäla och snabbt ta bort. Det ska även i de flesta fall diarieföras.
Tar du bort en kommentar ska du i möjligaste mån kontakta personen och förklara varför du har tagit bort den. Exempel på hur du kan skriva:
Hej ”Namn”. Din kommentar går emot våra kommenteringsregler, vilka du kan hitta under avsnittet ”om” och kommer därför att tas bort. Med vänliga hälsningar, ”Namn” / Nacka kommun
Den som är ansvarig för en kanal i sociala medier har ansvar för att bevaka kanalen och sköta registrering. Vid frånvaro måste det finnas en ersättare.
Arkivering av sociala medier
Om du tar bort någonting från sociala medier så kan det behöva arkiveras. Hur er enhet arkiverar framkommer i er informationshanteringsplan (IHP).
Om du tänkt radera hela kontot behöver du först meddela kommunikationsstaben. Då kan vi hjälpa dig avgöra om innehållet behöver arkiveras innan det raderas. Det gör du enklast genom att mejla kommunikation@nacka.se.
Som ansvarig för ett konto i sociala medier rekommenderas du att ta en ögonblicksbild (exempelvis skärmbild) av kanalen varje halvår samt vid stora förändringar och registrera dessa. Det bästa är att göra det här mitt i terminer och inte under sommar och jul då verksamheten vid semestertid sannolikt ser annorlunda ut, vilket ofta reflekteras i innehållet i sociala medier.
Sidan uppdaterades: