Versioner och tillgänglighet
Det första steget i att skapa ett tillgängligt PDF-dokument från Microsoft Word är att säkerställa att det ursprungliga Word-dokumentet är tillgängligt.
När man exporterar ett tillgänglig Word-dokument till en PDF är målet att göra det på ett sådant sätt att tillgänglighetsanpassningarna i Word-dokument bibehålls. Det inkluderar rubrikstruktur, alternativtext för bilder och uppmärkningar som uttryckligen identifierar listor, tabeller, dokumentspråk samt annat innehåll som är viktigt för tillgängligheten.
Den rätta metoden att exportera till PDF beror på vilken version av Microsoft Office man använder. OBS! Skriv inte ut till PDF! Denna metod för att skapa en PDF-fil bevarar inte dokumentets tillgänglighetsanpassning.
Word Microsoft 365, 2016, 2013 och 2010 (Windows)
Under Arkiv, välj Spara som. Välj destination för dokumentet och välj sedan PDF från de val av filformat som erbjuds. Välj alternativet Standard (publicera online och skriv ut). Som standard ger det en PDF-fil som bevarar dokumentets tillgänglighetsanpassning.
När man sparar, välj Alternativ och titta att Visa taggar för dokumentstruktur är markerad. Detta val är markerat som standard men kan ibland bli avmarkerat.
Vid Minimera storlek för att minska storleken på PDF, se till att upprepa föregående steg eftersom detta alternativ oavsiktligt kan avmarkera valet Visa taggar för dokumentstruktur.
Word 2016 (Mac)
I Office 2016 för Mac kan Word generera en taggad PDF-fil som bevarar ett dokuments tillgänglighetsanpassning. För att använda denna funktion gå till Arkiv. Välj Spara som och välj PDF från de dokumentformat som erbjuds. Som standard skapas en PDF-fil som bevarar Worddokumentets tillgänglighetsanpassningar.
Säkerställ att kryssrutan Bäst för elektronisk distribution och tillgänglighet är markerad. Filen konverteras till tillgänglig PDF online av Microsoft.
Äldre versioner av Word
I Windows och Office 2007 och 2003 krävs ett plug-in vid export till PDF. Använd ett plug-in som heter Adobe PDFMaker och levereras med Adobe Acrobat Pro. Installera detta plug-in för hela Officepaketet som då visas i Word som ett Adobe verktygsfält med tillhörande menyalternativ. Använd detta plug-in för att spara som PDF. Som standard ger det en PDF-fil som bevarar dokumentets tillgänglighetsanpassningar.
Word för Mac saknar möjlighet att skapa tillgängliga dokument innan Office 2011. Även Word för Mac 2011 har brister, versionen har inte inbyggt stöd för att skapa taggade PDF-dokument. Stöd för taggade PDF-dokument introducerades först i Word för Mac 2016. I Word 2011 går det att skapa ett tillgängligt Word-dokument, men för att exportera som en taggad PDF måste det sista steget i Word för Windows eller Libreoffice för Mac göras.
Läs och lär mer
Här kan du läsa hur du exporterar ett word-dokument till PDF.
Sidan uppdaterades: