Rutin för SAM

Övergripande rutin för SAM inom Nacka kommun

1. Medarbetarpolicy inkl arbetsmiljöpolicy

Nacka kommuns Medarbetarpolicy (PDF-dokument, 132 kB)är även vår arbetsmiljöpolicy. Medarbetarpolicyn beskriver bl a vad vi tror är viktigt för att vi ska kunna skapa en god arbetsmiljö där människor trivs, utvecklas och är stolta över sitt arbete.

• Informera och diskutera Medarbetarpolicyn på ett APT eller motsvarande. Identifiera utvecklingsområden för att skapa en än attraktivare arbetsplats!

2. Arbetsplatsträffar (APT) och facklig samverkansgrupp (SAMK)

Enligt Nackas samverkansavtal (PDF-dokument, 54 kB)ska utveckling ske genom samverkan där delaktighet och inflytande ska ses som naturliga delar inom den löpande verksamheten. Medbestämmandelagen (MBL) och arbetsmiljölagen (AML) utgör den rättsliga grunden för samverkan. Samverkan ska genomsyra alla beslutsnivåer i kommunen. Samverkansgruppen är även skyddskommitté enligt arbetsmiljölagen.

• Planera in årets alla APT och SAMK-möten i enhetens rutin (årsklocka) för SAM. På så sätt blir det enklare att se vilka delar av i SAM som kan uföras på ordinarie APT och/eller SAMK samt i vad mån extra träffar/aktiviteter behöver planeras in för att genomföra det systematiska arbetsmiljöarbetet.

3. Introduktion av nyanställda

En bra introduktion är viktig, både för den nyanställde och för arbetsgruppen. Introduktionen ska planeras och genomföras så att den nye får en bra start som leder till framgång i arbetet.

Enligt Nackas chefs- och ledarstrategi ska alla chefer få en individuellt utformad introduktion. Den nye chefens chef är ansvarig för introduktionen och följer upp att introduktionen motsvarar den nye chefens förväntningar.

4. Medarbetarsamtal

Enligt Nackas samverkansavtal ska medarbetarsamtal genomföras minst en gång per år. Syftet med samtalet är att föra dialog om samt följa upp arbetsrelaterade mål, tydliggöra förutsättningar och behov för att kunna uppfylla målen. Arbetsmiljö, trivsel, relationer och samarbete ska också diskuteras.

• Lägg in i rutin (årsklocka) för SAM när medarbetarsamtal kommer att genomföras med alla medarbetare.

5. Medarbetarundersökning

För att kartlägga hur medarbetarna i Nacka kommun bl a a uppfattar sin arbetssituation och arbetsförutsättningar genomförs årligen en medarbetarundersökning. Undersökningen genomförs vanligtvis under tre veckor i september-oktober. En uppföljande fokusmätning genomförs också i februari-mars. Personalenheten ansvarar för att skicka ut enkät till alla medarbetare. Resultatet levereras i november.

• Planera in när resultatet från undersökningen kommer att presenteras för samtliga medarbetare. Efter det att resultatet har presenterats ska utvecklingsområden identifieras och risker för ohälsa bedömas. Förbättringsåtgärder som inte kan vidtas direkt ska dokumenteras i en handlingsplan.
• Handlingsplan över förbättringsåtgärder ska upprättas tillsammans med skyddsombud (och ev medarbetare/medarbetarrepresentant). Handlingsplan ska vara klar senast sista februari.

6. Skyddsrond

Arbetsmiljörond ska genomföras i syfte att identifiera och bedöma eventuella risker för personskada och ohälsa bland medarbetare. Bedömda risker ska dokumenteras i kommunens mall för riskbedömning/handlingsplan eller motsvarande. Handlingsplan kan upprättas i samma mall.

• Boka in i rutin (årsklocka) för SAM när arbetsmiljörond kommer att genomföras tillsammans med skyddsombud.

Observera att psykiska arbetsmiljörisker ska uppmärksammas och hanteras lika systematiskt som andra arbetsmiljörisker. Här kan du läsa mer om arbetsrelaterad stress samt hur psykiska arbetsmiljörisker kan undersökas, bedömas och förebyggas.

Också på www.prevent.se finns checklistor för att undersöka både fysisk samt psykosocial arbetsmiljö. Både allmänna men också branschanpassade checklistor finns att kostnadsfritt ladda ner.

Mall för riskbedömning inkl handlingsplan som kan används vid arbetsmiljö/-skyddsrond i kontorsmiljö hittar du här. (Word-dokument, 131 kB)

7. Brand/utrymning

Det är viktigt att alla medarbetare känner till hur de ska bete sig vid utrymningslarm. Utrymningsövningar kan ersättas med information om den ger likvärdiga kunskaper. Det är arbetsgivarens ansvar att fördela uppgifterna i verksamheten så att brandskydd och utrymning kan genomföras, att personalen har tillräckliga kunskaper om hur larm utlöses och om de åtgärder som ska vidtas.

• Ta fram/uppdatera rutiner.
• Boka in tillfälle i rutin (årsklocka) för SAM för att göra rutiner kända samt genomföra brand-/utrymningsövning.

8. Tillbud och arbetsskador

Tillbud och arbetsskador ska kontinuerligt rapporteras, utredas och följas upp i KIA (kommunens system för incidentrapportering). Uppföljning av tillbud och arbetsskador ska också göras kontinuerligt på samverkansträffar samt vid årlig SAM-uppföljning. Elever omfattas även av detta.

• Planera in tillfälle på t ex ett APT eller motsvarande för att gå igenom hur tillbud och arbetsskador ska rapporteras och hanteras.
• Sätt upp tillbud och arbetsskador som en stående punkt på SAMK samt boka in när årlig uppföljning av tillbud och arbetsskador kommer att genomföras på SAMK.

9. Hot och våld

Chefen har ansvar för att minska risker för hot och våld på arbetsplatsen samt se till att den som råkat ut för hot eller våld tas väl omhand. Arbetet för att minimera risker för hot och våld ska ske i samverkan med medarbetare och skyddsombud (gäller även elever och deras representanter).

• Planera in tillfälle på APT eller motsvarande för att utreda risker för hot och våld i arbetet samt ta fram/uppdatera rutiner för att minimera riskerna.
• Boka in tillfälle på ett APT eller motsvarande för att säkerställa att rutiner för att minimera risker för hot och våld är kända.
• Informera medarbetarna om att alla hot- och våldsituationer ska rapporteras och hanteras som tillbud alternativt arbetsskador.

Mer information om hot och våld samt förslag på mall som kan användas för kartläggning med mera finns här.

10. Sjukfrånvaro och rehabilitering

Hälsosamtal respektive rehabsamtal ska alltid genomföras med medarbetare som har mycket upprepad sjukfrånvaro och/eller riskerar att bli långtidssjukskrivna. Sjukfrånvaro ska också följas upp på samverkansträffar samt kommenteras till tertial- och årsbokslut.

• Boka in tillfälle på APT eller motsvarande för att informera om enhetens rutiner för sjuk- och friskanmälan samt informera om kommungemensam rutin/checklista.
• Sätt upp uppföljning av sjukfrånvaro som en stående punkt på SAMK.

Mer information om hantera frånvaro och Nacka kommuns rehabiliteringsprocess hittar du här samt information om rehabilitering, så som t ex ansvar och roller, metodstöd för rehabilitering med mera.

11. Arbetsgivarens inställning till alkohol och droger

Ta kontakt med din HR specialist/strateg vid misstanke om alkohol och droger. Företagshälsovården finns som stöd i dessa frågor.

12. Arbetsmiljökunskaper och kompetenser

Säkerställ att tillräckliga arbetsmiljökunskaper finns bland alla medarbetare och att regelbundet uppdatera arbetsmiljökunskaper bland dem som fördelats arbetsmiljöuppgifter.

• Boka in APT eller motsvarande för att informera om arbetsmiljöregler, SAM, enhetens rutin (årsklocka) för SAM.
• Förslagsvis kan några korta videoföreläsningar från iKnow visas på APT.

Grundutbildning i arbetsmiljö + fördjupning SAM

Inom Nacka kommun genomförs kontinuerligt grundutbildningar i arbetsmiljö och fördjupningsutbildningar i SAM. Utbildningarna riktar sig till chefer, skyddsombud samt medarbetare som arbetar med HR-frågor. Mer information om tidpunkter för utbildningarna hittar du under kompetenskalendern.

13. Första hjälpen och krisstöd

Säkerställ att alla vet hur de ska agera i olika nöd- och krissituationer.

Nackas Akutplan innehåller information om hur du bör agera i olika nödsituationer. Akutplanen ska finnas centralt placerad på alla arbetsplatser.

Nacka kommun har en särskild planering för hur vi ska agera vid en allvarligt händelse. I den centrala krisplanen för Nacka kommun återfinns ansvarsfördelning och checklistor för kommunikationsarbetet i en krissituation. Krisplanen finns publicerad på www.nacka.se.

• Planera in APTeller motsvarande för att gå igenom Nackas Akutplan, vad som ska göras om en katastrof inträffar och/eller en medarbetare hamnar i en kris- eller riskfylld situation, vem/vilka som ska kontaktas etcetera?

• Säkerställ att ett tillräckligt antal medarbetare har kunskaper i första hjälpen. Vid behov planera in tillfälle för att genomföra utbildning i Första hjälpen (L-ABC + HLR).

• Informera om Personalstöd - en gratis tjänst som Nacka kommun erbjuder alla sina medarbetare och där man kan få stöd inom psykosociala, juridiska och ekonomiska områden, oavsett om orsaken är arbetsrelaterad och/eller privat.

14. Säkerhetsrutiner

Säkerhetsrutiner ska finnas för t ex farliga maskiner, kemikalier, ensamarbete, nattarbete etc.

• Boka in tillfälle på APT eller motsvarande för att informera om/uppdatera säkerhetsrutiner för farliga maskiner, kemikalier, ensamarbete etc.

15. Diskriminering och kränkande särbehandling

Nacka kommun som arbetsgivare accepterar inte någon form av mobbning, trakasserier, diskriminering eller nedlåtande attityd mot en medarbetare eller grupp (gäller även elever i skolan).

• Boka in tillfälle på APT eller motsvarande för att informera vad som gäller om medarbetare utsätts för diskriminering eller kränkande särbehandling.

Mer information om Nacka kommuns arbete för att förebygga diskriminering och kränkande särbehandling samt vad som ska göras i de fall medarbetare upplever sig utsatt finns här.

16. Konsekvens-/riskbedömningar inför planerade förändringar

Konsekvens-/riskbedömningar ska genomföras inför planerade förändringar med syfte att undanröja/minimera risker, såväl fysiska som psykiska. Arbetsgivare har ett krav på sig att alltid genomföra detta vid planerade förändringar (t ex organisationsförändringar, inköp av ny arbetsutrustning, flytt till nya lokaler, om- och tillbyggnationer mm). En korrekt konsekvensbedömning görs innan förändringen är genomförd. Bedömningen ska utgöra underlag för olika åtgärder som leder till att arbetsförhållanden blir goda i den nya/ändrade organisationen.

Konsekvens-/riskbedömningar ska genomföras tillsammans med skyddsombud och gärna medarbetarna alternativt medarbetarrepresentant.

Mallar som kan användas för konsekvens- och riskbedömningar finns här.

17. Handlingsplaner

Arbetsplatsens handlingsplan/-er ska följas upp kontinuerligt på t ex arbetsplatsträffar och i samverkansgrupp.

• Sätt förslagsvis upp "Uppföljning av handlingsplan/-er" som en stående punkt på APT och SAMK.

18. Årlig uppföljning av SAM

En gång om året ska en större uppföljning av hela det systematiska arbetsmiljöarbetet göras i SAMK.

• Planera in när årlig uppföljning av SAM ska genomföras i samverkansgupp.