Möjligheten att distansarbeta utifrån verksamhetens behov

Vad menas med huvudarbetsplats och distansarbetsplats?

Huvudarbetsplatsen är den plats som arbetet normalt utförs på eller utgår ifrån och som framgår av anställningsavtalet. Distans­arbetsplatsen är vanligtvis hemmet eller annan plats efter överenskommelse med chef.

Vilka medarbetare har möjlighet till arbete på distans?

Det är respektive chef som avgör om det är möjligt med distansarbete. Inför chefens ställningstagande om distansarbete ska du gå igenom frågorna i ”Checklista för distansarbete”.

Kan jag som medarbetare själv avgöra var jag vill arbeta på distans?

Distansarbete utförs i hemmet eller annan plats efter överenskommelse med chef vilket framgår av ”Så här gör vi i Nacka utgångspunkter för distansarbete”. En begränsning som gäller generellt är att distansarbete inte får utföras utanför Sveriges gränser av försäkringsskäl.

Kan arbetsgivaren kräva att medarbetare måste arbeta på distans?

Nej.

Kan en medarbetare kräva att få arbeta på distans?

Nej, distansarbete är en möjlighet, inte en rättighet. Respektive chef är den som formellt tar beslut om medarbetare kan arbeta på distans med verksamhetens behov, arbetets karaktär och arbetsmiljön som utgångspunkt.

Chefen kan också begränsa möjligheterna till distansarbete ifall det inte fungerar väl för en enskild medarbetare.

För tips och råd gällande distansarbete, se:

Prevent, Tips och råd vid distansarbete och Sunt arbetsliv, Återgång till arbetsplatsen

Vilka arbetsuppgifter är lämpliga att utföra på huvudarbetsplatsen?

Forskning visar att arbetsuppgifter som är nya, kreativa eller kräver beslut bäst genomförs på huvudarbetsplatsen. Svåra samtal är också lämpliga att genomföra fysiskt på arbetsplatsen. Det är viktigt att chefer och medarbetare träffas kontinuerligt på arbetsplatsen för såväl spontana som inplanerade möten för att underlätta avstämningar och främja en god arbetsmiljö.

Arbetsuppgifter som omfattas av sekretess kan vara olämpliga att utföra från distansarbetsplatsen. Beslut om distansarbete i verksamheter som omfattas av sekretess måste riskbedömas särskilt. Sekretessbelagda uppgifter får inte behandlas av icke-behöriga personer. Som huvudregel får uppgifter som vanligtvis förvaras i säkra utrymmen på arbetsplatsen (arkivskåp) inte tas med
till distansarbetsplatsen.

Vad gäller kring arbetstider och tillgänglighet vid distansarbete?

Under arbetstid förväntas att medarbetare är tillgängliga för kollegor och andra intressenter via telefon, mejl och andra digitala kanaler på samma sätt som på arbetsplatsen. Stäm av med din chef om du är osäker vad som gäller för dig. Det är också viktigt med gränsdragning mellan arbete och fritid så att inte återhämtningen blir lidande.

Kan en chef bestämma att alla ska arbeta på huvudarbetsplatsen vissa dagar?

Ja, det är respektive chef som beslutar om de möten som medarbetare ska delta i på arbetsplatsen. Chefen avgör i vilken omfattning och när distans­arbete är möjligt och inte möjligt utifrån verksamhetens behov, arbetets karaktär och arbetsmiljön. Vi behöver träffas regelbundet för att skapa god samverkan, stärka teamkänslan samt för att främja utveckling och kreativitet. Att arbeta på distans är en möjlighet - ingen rättighet.

Har inte arbetsgivaren arbetsmiljöansvaret? Hur blir det vid distansarbete?

Det stämmer att arbetsgivaren har huvudansvaret för arbetsmiljön men medarbetaren behöver medverka i arbetsmiljöarbetet genom att exempelvis uppmärksamma chefen på risker. Medarbetarens egen bedömning utifrån ”Checklistan” är därför av stor vikt. Distansarbetet försvårar chefens möjlighet att undersöka arbetsmiljön och medarbetarens personliga arbetsförutsättningar varför det är viktigt att chef och medarbetare kontinuerligt träffas på arbetsplatsen för såväl spontana som inplanerade möten.

Utrustning för distansarbete och fysisk arbetsmiljö

Har arbetsgivaren skyldighet att tillhandahålla utrustning för distansarbetsplatsen?

Medarbetaren har ansvar för att arbetsplatsen fungerar på ett tillfredsställande sätt vid distansarbete. Centrala utgångspunkter är möjligheten till god ergonomi samt att arbete på distans inte ska medföra ökade kostnader för arbetsgivaren.

Arbetsgivaren har inget ansvar för att tillhandahålla fast utrustning för distansarbetsplatsen såsom skrivbord, kontorsstol, dataskärm och belysning.

Arbetsgivaren kan bidra med kunskap om arbetsplatsens utformning, om vikten av att ta pauser, gränssättning mellan privatliv och arbete samt kan utifrån eventuella risker besluta om att distansarbete begränsas eller inte är möjligt för att säkerställa en trygg, sund och säker arbetsmiljö.

Kan jag som chef göra fysisk undersökning av arbetsmiljön i medarbetarens hem?

Arbetsgivaren har som tidigare nämnts huvudansvaret för arbetsmiljön oavsett om arbetet utförs på arbetsplatsen eller på distans. I och med det har arbetsgivaren en undersökningsskyldighet inom ramen för det systematiska arbetsmiljöarbetet samtidigt som respekten för privatlivet är en grundläggande rättighet för medarbetaren.

Vid distansarbete får medarbetare får ett större ansvar för att aktivt göra chefen uppmärksam på om det uppstår risker eller problem med anledning av distans­arbete. Chefer i Nacka kommun gör inga besök för att undersöka arbetsmiljön utan utgångspunkten är checklistan för distansarbete och de frågor kring uppföljning av arbete på distans som chef och medarbetare har dialog om i samband med till exempel mål- och utvecklingssamtalen.

IT och informationssäkerhet

Vilka är de tekniska förutsättningarna för att kunna jobba på distans?

Internetuppkoppling är en förutsättning distansarbete. Verksamheter som omfattas av sekretess ska ha säkra lösningar för samtal och informations- och datahantering.

Ersätter Nacka kommun medarbetarens kostnader för internetuppkoppling på distansarbetsplatsen?

Nej. Detta utifrån utgångspunkten att distansarbete inte ska medföra extra kostnader för kommunen.

Vad gäller kring informationssäkerhet på distansarbetsplatsen?

Läs om informationssäkerhet här.

Finns det någon teknisk lösning som hanterar känslig information vid digitala möten?

Ja. Information finns här.

Får jag ta med mig fysiska sekretessuppgifter till distansarbetsplatsen?

Nej. Uppgifter som vanligtvis förvaras i säkra utrymmen (arkivskåp) på arbetsplatsen får inte tas med till distansarbetsplatsen, detta dels på grund av risk att tappas bort under transporter dels för risken att dessa blir tillgängliga för icke-behöriga som vistas på distansarbetsplatsen. Läs mer om sekretess vid distansarbete här.

Finns det några tips på hur jag kan hålla workshops och kreativa möten digitalt?

Här kan du få tips på hur du kan få variation på digitala möten och en guide som hjälper dig att förbereda och genomföra olika möten på distans.

Tillbud och olycksfall

Ska jag anmäla ifall det inträffar ett tillbud eller olycksfall när jag arbetar på distans?

Ja. Tillbud och olycksfall ska anmälas som vanligt. Bättre att anmäla en gång för mycket än en gång för lite. Syftet med anmälan är förebygga att det händer igen. Läs mer här om hur du går tillväga.

Gäller arbetsskadeförsäkringen vid distansarbete?

Ja. Arbetsskadeförsäkringen gäller även vid distansarbete. Kopplingen till utförandet av arbetet ska dock finnas på ett annat sätt än om du utför arbetet på arbetsplatsen då man normalt utgår ifrån att man arbetar. Läs mer om arbetsskadeförsäkringen här.

Vad händer ifall det uppstår en skada på egendom?

Arbetsgivaren har inte möjlighet att försäkra distansarbetsplatsen. Det är inte helt klart i vilken utsträckning hemförsäkringar täcker denna typ av skador. Om olyckan varit framme och det visar sig att hemförsäkringen inte täcker skadan får frågan lösas utifrån skadeståndsrättsliga principer genom arbetsgivarens ansvars­försäkring. En förutsättning för att arbetsgivaren ska anses vara skadeståndsskyldig för sakskador som drabbat medarbetaren och för att ersättning ska kunna lämnas genom arbetsgivarens ansvarsförsäkring, är dock att arbetsgivaren ska ha orsakat skadorna genom oaktsamhet eller försumlighet.

Arbetsgivares ansvar

På Sveriges Kommuner och Regioners webbplats finns frågor och svar om arbetsgivares ansvar vid ett epidemi- eller pandemiutbrott.