Verksamhetsberättelse 2024

Här presenterar vi ett axplock från våra objekt

Beslutande och bevarande

Objektet stödjer diarieföring och ärendeberedningsprocessen, juridiska processen, nämndprocessen, valprocessen, arkivering samt Överförmyndarenhetens process.

• Vi har etablerat en gemensam nämndprocess och arbetat med förbättringsåtgärder i Ciceron löpande för att underlätta arbetet för politiker och tjänstepersoner.
• Ett nytt avtal har tecknats för vårt streaming- och voteringssystem som gör det billigare och mer flexibelt.
• Vi har säkrat samarbete med leverantören av e-arkiv samt påbörjat kartläggningen av e-arkivering och gallring av Ciceron.
• En analys av valadministrativa system har påbörjats för att under 2025 teckna ett nytt avtal med nuvarande eller ny leverantör.

Bygga, bo och miljö

Objektet stödjer verksamheterna inom bygglov, lantmäteri, miljötillsyn samt strategiskt klimat- och miljöarbete.

• Vi har automatiserat fler beslut inom bygglov, vilket gör att 26% av besluten kan fattas på bara några minuter istället för dagar eller veckor.
• Flera nya e-tjänster har utvecklats och vi har infört säkrare inloggning för att skydda användarnas data.
• Vi har också möjliggjort beställning av nybyggnadskarta vid bygglovsansökan samt digitaliserat analoga avslutade handlingar.

Digitalt kundmöte

Objektet stödjer verksamheter inom kommunen som nyttjar digitala kanaler för informationsutbyte mellan verksamheten och deras kunder.

• Under 2024 har vi bytt webbpartner för fortsatt stabil utveckling och förvaltning av kommunens hemsida, nacka.se
• Vi har genomfört förändringar och anpassningar av webbplatsen samt förbättrat hanteringen av kakor, vilket innebär att vi både stärkt användarvänligheten och säkrat GDPR-efterlevnad för besökarna som ger våra medborgare ett modernare gränssnitt för karttjänster
• Objektet har också tagit fram policy för domänhantering av Nacka kommuns domän nacka.se, vilket stärker kontrollen över Nackas varumärke.

Ekonomi

Objektet stödjer samtliga verksamhetsområden avseende ekonomihantering och ekonomisk uppföljning.

• Förbättrade kopplingar mellan ekonomisystem och rapporteringssystem vilket ger mer tillförlitliga och aktuella data för snabbare och mer korrekta beslut.
• Nya integrationer har skapats till kommunens ekonomisystem som stödjer andra objekt och deras verksamhetssystem. Detta ger ökad tillgång till kvalitetssäkrad ekonomisk information och stärker planerings- och uppföljningsförmågan.
• Arbetet med informationssäkerhet har haft hög prioritet inom objektet, vilket har resulterat i flera anpassningar och förbättringar för att nå ännu högre säkerhetsnivå. Därmed minskar risken för dataintrång och oavsiktliga dataläckor och ökar förtroendet för systemen.

Fastighet

Objektet stödjer Fastighetsprocessen.

• Under 2024 har vi förbättrat effektivitet och struktur i fastighetsförvaltningen genom att implementera nya moduler i verksamhetssystemet. Fastighetsenheten kan nu hantera underhåll, tillsyn och myndighetsbesiktningar mer strukturerat, vilket bidrar till att säkerställa kvalitet, följa upp garantitider och effektivisera arbetsflöden. Det minskar risken för missade insatser och förbättrar servicekvaliteten.
• Övergången till standardmoduler innebär gemensamma arbetssätt som underlättar samarbetet inom enheten och gör att vi kan dra nytta av nyutveckling och uppgraderingar som görs i systemet.
• Fastighetsenheten har också påbörjat en förstudie för hantering av lås och inpassering i kommunens fastigheter i syfte att förbättra arbetssätt och hantering av lås och inpassering vilket också möjliggör att vi kan nyttja kommunens lokaler mer effektivt. Förstudien ska ligga till grund för kommande förslag till ansvarsfördelning och rekommendationer för 2025.

IT-infrastruktur

Objektet stödjer hela kommunens behov av IT-plattform, d.v.s de bastjänster som utgör kommunens IT-infrastruktur.

• Under året har vi gjort stora framsteg för att skapa en tryggare digital arbetsmiljö genom vårt IT-säkerhetsprogram. Med flera nya säkerhetsåtgärder för både personal och elever har vi stärkt skyddet mot cyberattacker och minskat risken för dataintrång. Vi har infört säkrare lösenord och flerfaktorinloggning med exempelvis BankID, samt introducerat "säker start" för att motverka välfärdsbrottslighet.
• Vi har upphandlat och inlett samarbetet med en ny IT-driftspartner som fokuserar på säkerhet och kostnadseffektivitet, samt börjat upphandlingen av en ny nätleverantör med samma mål. Uppdatering av Microsoft-servrar och gemensam IT-infrastruktur har bidragit till säker livscykelhantering.
• Genom att avveckla gamla servrar och konsolidera system har vi sparat pengar och skapat en mer hållbar IT-miljö. Bytet till moderna lösningar för effektivare hantering av datorer och telefoner med Intune har både sparat resurser och förbättrat säkerheten.

Kommungemensamma digitala stöd

Objektet stödjer hela kommunens behov av IT-system som inte naturligt passar in i övriga objekt.

• Även under 2024 har vi fortsatt utveckla fler e-tjänster och robotiseringar för olika verksamheter. Utvecklingen medför bland annat snabbare hantering av ansökningar för förenklade insatser för äldre samt effektiviseringar kopplat till överförmyndarens processer.
• Vi har testat nya digitala verktyg som AI-assistenter och deltagit i en nationell utrullning av säker digital post till andra kommuner och myndigheter, vilket förenklar arbetet och förbättrar servicen för invånarna. Detta bidrar till att bygga en trygg och modern digital arbetsplats för alla.

Ledning och styrning

Objektet stödjer processer för beslutsstöd och datalager, verksamhetsplanering, uppföljning och -analys, processkartläggning och informationssäkerhet.

• Projektet "Datadriven kommun" har fått säkrad finansiering och upphandling för konsultstöd har genomförts, vilket förväntas förbättra beslutsstödet och möjliggöra snabbare och mer träffsäkra analyser.
• Vi har tagit över system för processkartläggning och årshjulsvisualisering och arbetar för att säkerställa en effektiv och bred användning av dessa verktyg. Verktygen leder till ökad effektivitet och minskad administrativ belastning genom förenklade processer.
• Avtalet för Stratsys har förlängts och uppdaterats för fortsatt effektiv användning. En översyn och rensning bland användare har genomförts för att förbättra informationssäkerhet och kostnadskontroll genom att rätt personer har tillgång till rätt verktyg och minskade licenskostnader.

Medborgar- och internservice

Objektet stödjer primärt Kundserviceenheten.

• Vi har kommunicerat om självbetjäningsportalen för ärendehanteringssystemet TOPdesk och utökat antalet tillgängliga ärendeformulär, vilket har ökat antalet ärenden inkomna via portalen från 10% 2023 till 14,5% 2024.
• Processer för hantering av särskilda ärenden där flera verksamheter eller roller är inblandade har skapats, exempelvis för beställning av nya ansvarskoder eller stadsutvecklingsprojekt. Detta har bidragit till mer effektiva processer, ökad synlighet och transparens samt tydliga beslutsloggar.
• Servern för vårt mötesrumssystem Flowscape har uppgraderats och alla plattor har kopplats om, vilket har ökat prestandan och gjort mötesbokningar och avbokningar snabbare. Arbetet med att byta ut föråldrade plattor utanför mötesrummen till nya har påbörjats, vilket möjliggör uppgradering till den senaste versionen.

Personal

Objektet stödjer primärt HR-processen och personalprocessen.

• Under 2024 har vi gjort flera upphandlingar som omfattar hälsoscreening, medarbetarundersökningar, personalanteckningar och testverktyg vid rekrytering. Vi har även kompletterat rekryteringsprocessen med verktyg för enkel och effektiv videodistribution som stödjer rekryteringen.
• Informationssäkerhetsarbetet har varit en prioritet, med åtgärder som informationsklassning och riskanalyser. Vi har också påbörjat införandet av informationsklassning i Stratsys.
• Vi har utvecklat och lanserat flera nya e-tjänster, infört en ny kodplan, utökat integrationer och implementerat en ny on-boardingprocess.

Social omsorg

Objektet stödjer verksamheter och processer som ger stöd till barn, unga, vuxna och äldre.

• Under 2024 har vi drivit ett projekt för att införa AI som hjälp för journalföring inom socialtjänsten, vilket fortsätter även 2025.
• En ny e-tjänst har tagits fram där Nackabor över 65 kan ansöka om enkla hemtjänstinsatser utan att en handläggare behöver göra en bedömning. Detta kompletteras med ett projekt för att robotisera handläggningen och möjliggöra automatiska beslut i vissa fall. Utvecklingen leder till snabbare hantering från ansökan till insats för den sökande och frigör arbetstid för handläggare.
• Införandet av Combine Insights, en inbyggd statistikmodul, har gjort att information som tidigare var svår att få fram nu är lättillgänglig, vilket har lett till ökad användarnöjdhet.
• Vi har infört SDK i stora delar av socialtjänsten för att ersätta kommunikation via fax, vilket stärker säkerheten vid överföring av känslig information.

Stadsutveckling

Objektet stödjer verksamheterna inom Planenheten, Anläggning, Exploatering, ESSU samt Stadsutvecklingsprocessen.

• En marknadsundersökning och en Proof of Concept (PoC) inom dokument- och ärendehantering för stadsutvecklingsprojekt har genomförts, med beslut att inte gå vidare med införande.
• Utveckling av PowerBI har slutförts, vilket leder till förbättrad prognosuppföljning.
• Nya e-tjänster har tagits fram för markanvisningstävlingar och planbesked, med tillhörande ärendehantering i Nova.
• En funktion för kontroll av bygglovsärenden för stadsutvecklingsprojekt har införts.
• Ett första pilotutskick för administrativ hantering av samråd och granskning i planprocessen har genomförts.

Trafik och utemiljö

Objektet stödjer processerna för trafik och offentlig utemiljö.

• Vi har upphandlat ett ärendehanterings- och arbetsordersystem med fokus på hög användarvänlighet och effektiva arbetsflöden.
• En hållbar underhållsplan har införts med hjälp av AI-analys av insamlad vägdata, vilket syftar till att sänka kostnader, optimera resurser och minska miljöpåverkan.
• Kartläggning av IT-systemen har genomförts utifrån kostnadskontroll, lagefterlevnad, systemsäkerhet, ändamålsenlighet, utvecklingsbehov och förvaltning.

Uppleva och göra

Objektet stödjer verksamheterna inom kultur- och fritidsområdet.

• Under 2024 har vi inom objektet arbetat med att skapa effektiva och väl etablerade arbetssätt både internt och i samverkan med avtalade tjänste- och systemleverantörer.
• Vi har infört ett nytt systemstöd för kulturskolorna - StudyAlong - som gör det enklare att beställa och betala för sina kurser samt underlättar handläggningsprocessen för både kommunens medarbetare samt för anordnare av kulturverksamhet.
• Vi har även infört digitalt museum där Nackas konst och kulturarv digitaliserats för att öka tillgängligheten för allmänheten. Se https://digitaltmuseum.se och sök på Nacka.

Utbildning och försörjning

Objektet stödjer verksamheterna inom Utbildningsenheten samt Arbets- och etableringsenheten.

• Under 2024 har vi arbetat aktivt med att införa ett systematiskt och enhetligt arbetssätt, där vi kontinuerligt identifierar och inför förbättringar för att höja informationssäkerheten.
• Vi har infört ny funktionalitet som förbättrar möjligheten för oss att exempelvis upptäcka misstänkt välfärdsbrottslighet.
• Vi har också genomfört en Proof of Concept (PoC) för att undersöka hur stora mängder data från våra befintliga system kan extraheras och utvärderas. Målet är att effektivisera verksamhetens beslutsprocesser och öka vår förmåga att snabbt identifiera behov och åtgärdsmöjligheter.

Kommungemensamma strategiska initiativ

Utöver digitaliseringsaktiviteterna i objekten har vi under 2024 också drivit flera kommungemensamma initiativ som finansierats av kommunens Framtidsfonder.

Införande SDK, Säker digital kommunikation

Projektet har genomfört anslutning till teknisk infrastruktur och onboardat flera verksamheter. Socialtjänsten använder nu säker digital kommunikation i sina informationsutbyten med andra myndigheter. Användningen av SDK kommer också minska kostnaden för fax, brev och bud.

Följande enheter är anslutna:

• Arbets- och etableringsenheten
• Socialjouren
• Äldreenheten
• Omsorgsenheten
• Barn- och familjeenheten

Nästa steg i arbetet är att stödja SKR:s initiativ i Handslaget att få fler regioner, myndigheter och kommuner att ansluta till tjänsten. Projektet kvarstår att rapporteras som avslutat till KS vilket kommer att ske i närtid.

Smart stad i Nacka

Smart Stad Nacka är ett program som syftar till att rama in och accelerera Nacka kommuns arbete med att bygga den smarta staden genom att identifiera och driva ett antal konkreta Smart Stad-projekt. Programmet innebär ett unikt sätt att driva samhällsutveckling i samverkan med medborgare, näringsliv och akademi. Under 2024 har programmet initierat en projektportfölj som går att följa på Projekt inom Smart stad Nacka.

Anslutning till ENA-initiativet

Projektet ska resultera i att Nacka har skapat de förutsättningar som krävs för att kommunens verksamheter ska kunna ansluta till ENA:s digitala tjänster (”Mina Meddelanden”, ”Mina Ombud” och ”Mina ärenden”) samt genomfört en första anslutning tillsammans med utvalda verksamheter. Projektet har genomfört alla aktiviteter för att få de tekniska förutsättningar på plats under 2024 och kommer under Q1 2025 att starta upp de verksamhetspiloter som avses genomföras inom ramen för projektet.

Datadriven kommun

Projektet syftar till att utveckla en kommungemensam dataplattform som möjliggör för Nacka kommun att samla in, analysera och hantera stora mängder data från olika källor. Under hösten 2024 har det genomförts en upphandling av samarbetspartner och projektet avser att leverera en första teknisk plattform med den första verksamhetspiloten för produktion under Q2 2025.