Digitaliseringsprocessen – den röda tråden

Behov

Behovet av digitaliseringslösningar kan vara behov i endast en verksamhet eller ett objekt – eller påverka hela kommunen.

Här föds goda idéer och förslag till förbättringar längst ut i organisationen, närmast Nackaborna.

Den som har identifierat behov av utveckling med hjälp av digitalisering ska i detta steg alltid beskriva vilka problem som behöver lösas - och till vilken nytta?

Ett behov kan vara mer eller mindre väl definierat, och bestå av allt från enkla idéer till skarpa upphandlingskrav. Det kan vara något som ligger i planen för ett enskilt objekt eller ett behov som omfattar hela kommunen.

Oavsett vilket så behöver vi kvalitetssäkra om förutsättningar finns för att kunna gå vidare med eventuell prioritering och beslut.

Mer om detta i nästa steg: Beredning.

Beredning

Behovet är identifierat och kan beskrivas – vad händer nu? Nästa steg är att via vår anpassade e-tjänst skapa ett digitaliserings-ärende som skickas in till beredningsgruppen.

I e-tjänsten beskriver du behovet eller din idé genom att svara på några frågor. Det finns också möjlighet att beskriva mer utförligt via textformulär och du kan även ladda upp och bifoga olika filer till ditt ärende.

Om ditt ärende rör en upphandling eller någon annan mer konkret behovsbild, så ska du i e-tjänsten mer ingående beskriva tidsramar, budget och nyttor.

Beredningsgruppen går igenom ärendet och lämnar tillbaka en rekommendation till dig som skickat in ärendet. I samband med det sker också samråd mellan berörd direktör och digitaliseringsdirektör, enligt gällande delegationsordning.

I de fall ärendet bedöms särskilt komplext eller strategiskt viktigt för kommunen kan det lyftas upp till digitaliseringsrådet. Det sker i så fall innan slutgiltiga rekommendationer och samråd kan göras.

Här kan du läsa mer detaljerad information om arbetet som görs i beredningsgruppen och digitaliseringsrådet.

Projekt

När det är bestämt att ett projekt ska startas, så kan initiativet planeras och ges resurser. Detta sker oftast inom ramen för det objekt som initiativet kommer att tillhöra.

I Nacka bedrivs projekt som rör digitalisering i regel antingen av objektsledare inom det objekt som den tekniska lösningen eller systemet tillhör, eller med stöd av projektledare via digitaliseringsenheten.

Övriga resurser som behöver ingå i projektet tillsätts i samråd mellan projektledare och projektdeltagarnas chefer.

Läs mer här.

Förvaltning

När ett initiativ är genomfört ska resultatet överlämnas till förvaltning. Överlämningen innefattar både teknisk förvaltning av lösningen, kopplade rutiner och arbetssätt samt uppföljning av nyttor och önskade effekter som initiativet syftade till att skapa.

Objektförvaltning

Sedan 2022 arbetar vi enligt Nackamodellen för systemförvaltning i form av objekt. Syftet med objektförvaltning är att skapa samsyn och delat ägarskap kring de verksamhetsbehov som en förvaltning ska tillgodose.

Helheten

I stället för att förvalta enskilda system så ser vi i stället till helheten, där teknik och system utgör en del av de komponenter som stöttar en verksamhet. Alltså: Tekniken måste fungera i samverkan med arbetssätt, rutiner och andra faktorer som påverkar att verksamheten får det stöd den behöver för att kunna jobba effektivt.

Här kan du läsa mer om objektförvaltning i Nacka.

Ta hem effekter

De nyttor och önskade effekter som beskrevs redan i behovsfasen ska följas upp efter att en utveckling genomförts. Nyttorealisering är en uppföljning som visar om en förändring givit önskad effekt.

Uppföljningen görs av verksamheten som från början såg behovet av ett digitaliseringsprojekt.

De som gör uppföljningen av nyttan är alltså verksamheten som i sitt arbete använder lösningen – alltid närmast Nackaborna.

Frågan som besvaras av verksamheten i detta steg: Fick vi de nyttor som vi beräknade?

Läs mer om att ta hem effekter och nyttorealisering här.