Vad?
E-arkivering betyder att vi flyttar information från licenskrävande system med kort livscykel till ett gemensamt icke-systemberoende och tidsbeständigt format.
Därmed blir det mer effektivt att lämna ut allmänna handlingar och skapar nya sökmöjligheter för att hitta rätt i det arkiverade materialet. I stället för att söka manuellt i arkivlådor med papper kan vi nu söka fram material snabbt i vår arkivportal.
Redan 2017 hade Nacka en e-arkivlösning på plats. Sedan dess har vi arbetat kontinuerligt med att arkivera digitalt och har hittills arkiverat ca 25 miljoner filer som fyller cirka 4TB.
I och med att vi nu kan bevara informationen i digital form öppnar det även för nya möjligheter att använda informationen, t.ex. att ge informationen tillbaka till medborgarna genom publika webbportaler. I dagsläget har vi e-tjänster som möjliggör för våra medborgare att själva hämta sina betyg och bygglovshandlingar i digitalt format. Det spar mycket tid och resurser för arkivet.
Varför?
I Nacka kommun har vi ett e-arkiv för att kunna ha ett fullständigt digitalt flöde, från när informationen skapas i våra verksamhetssystem ända till den ska bevaras i arkivet. I takt med att kommunens verksamheter alltmer övergår till digitala arbetssätt behöver också vi på arkivet utveckla våra sätt att arkivera informationen. Nacka kommun har dessutom ett ansvar att bevara sin information, det styrs av bl.a. Tryckfrihetsförordningen och Arkivlagen.
En digital lösning för e-arkiv betyder även att vi kan avveckla de gamla verksamhetssystem vars licenser är kostnadsdrivande. Vi sparar både lagringsutrymme och möjliggör en mer effektiv sökbarhet samtidigt som vi uppfyller de lagar som styr oss.
Hur?
Vi e-arkiverar genom att lyfta ut informationen från verksamhetssystem och placerar den i en systemoberoende lösning, ett e-arkiv. Vi kan e-arkivera data från alla tänkbara källor och format och skräddarsy söklösningar för varje informationsmängd.
En viktig del av arbetet är att vi samarbetar med verksamheten hela vägen från att information skapas till den slutgiltiga arkiveringen. Genom kravställning på rätt format för e-arkivering i upphandlingsfasen kan vi redan innan vi infört ett nytt system planera hur vi på ett kostnadseffektivt sätt ska arkivera informationen och avveckla systemet när den dagen kommer. Många verksamheter i Nacka kommun har outsourcad drift och upphandlar vanligtvis all utveckling. E-arkivet är ett undantag där vi själva utvecklar (med stort engagemang och stolthet).
Vill du veta mer?
Theres Jakobsson
Teamledare kommunarkivet
theres.jakobsson@nacka.se
Sidan uppdaterades: