Kom igång med automatisering – så gör vi

E-tjänst för nyttoberäkning

Använd verktyget för självskattning för att räkna fram potentiella besparingar för just er process, om den automatiseras.

Här finns en instruktionsfilm (4 minuter) som beskriver hur du använder självskattningsverktyget och vilken information som efterfrågas för att få en så realistisk självskattning som möjligt.

Görs av dig som verksamhetsrepresentant, t. ex. verksamhetsutvecklare, handläggare eller enhetschef. Alternativt kan du som är objektledare inom IT med god kunskap om hur processen hanteras göra detta steg. Viktigast för att få fram en realistisk kalkyl på besparingar är att ha god kunskap om hur processen handläggs i dagsläget.

Kartläggning av förutsättningar

Efter att beräkningen från e-tjänsten inkommit till RPA-teamet på Digitaliseringsenheten tas en första kontakt med dig som fyllt i informationen för att stämma av om det finns intresse att gå vidare. Om potential verkar finnas för automatisering gör vi en grov kartläggning av processen och dess förutsättningar, för att kunna avgöra om automatisering verkar möjlig.

Kartläggningen drivs oftast antingen av objektsledare eller tjänsteansvarig för RPA hos Digitaliseringsenheten, i nära samarbete med verksamhetsspecialister.

Kvalificerande

Efter de första två stegen har vi nu fått en översiktsbild av potentiella besparingar, samt bedömt grundläggande tekniska och organisatoriska förutsättningar. Nu är det dags att skaffa oss en bild av vad som behöver utvecklas, och beräkna kostnaden för utveckling.

Detta arbete görs genom en workshop med verksamhetsspecialister, där den grova processkartläggningen förfinas in i minsta detalj. Därefter kan utvecklare beräkna vilken arbetsinsats som krävs för att automatisera de olika momenten i er process.

Beräkningen av kostnader slås samman med era potentiella nyttor med automatiseringen i en nyttokalkyl, som kan ligga till grund för ert business case.

Detta arbete utförs av tjänsteansvarig för RPA hos Digitaliseringsenheten i samarbete med verksamhetsspecialister, objektledare och/eller digital strateg.

Lämplighetsbedömning

Nu finns alla underlag för att den som är processägare hos verksamheten (t. ex. enhetschef eller direktör) kan göra en bedömning om ni vill starta projektet eller inte.

Om ni önskar att starta projektet så ska ärendet anmälas till beredningsgruppen för kvalitetssäkring och rekommendation till beslut.

Lämpligen är det en verksamhetsrepresentant som varit med i arbetet som anmäler ärendet till beredningsgruppen, men det kan också göras av t. ex. en objektsledare eller tjänsteansvarig för RPA.

Projektstart

Projektorganisation och -roller tillsätts enligt Nackas projektmodell.

Läs mer om Nackas projektmodell, hitta mallar och andra hjälpmedel här.

Bild: Unsplash