Säkra meddelanden och SDK

Hur loggar jag in i verktyget "Säkra meddelanden?

Från den 2 februari 2024 kan du logga in med:

• Freja eID: Skaffa via frejaeid.com
• BankID: Skaffa via din bank.
• SITHS-kort: Ansökan via din chef och Servicecenter - läs mer längst ner på denna sida.
• OSIS-kort: Ansökan via din chef Servicecenter - läs mer längst ner på denna sida.

Läs mer om olika metoder för säker inloggning här.

När ska jag använda verktyget "Säkra meddelanden"?

När du hanterar vanlig e-post finns det alltid en risk för att andra än den avsedda mottagaren kan ta del av meddelandet.

Använd "säkra meddelanden" när du behöver kommunicera/dela extra skyddsvärda och känsliga personuppgifter eller uppgifter som är skyddade av sekretess. Klicka här för att läsa mer om personuppgifter på en annan sida.

Med verktyget kan du dela meddelanden med känsligt, extra skyddsvärt eller sekretessbelagt innehåll med en motpart på ett säkert sätt. Lösningen kräver inloggning med e-legitimation, både av avsändare och mottagare.

Precis som vid all användning av personuppgifter måste det även vid säkra meddelanden finnas ett tydligt ändamål för behandlingen och en laglig grund (det vill säga stöd i lagen, till exempel myndighetsutövning) alternativt ett samtycke.

När du läst e-postmeddelandet måste du bedöma hur personuppgifterna ska behandlas och vilket rättsligt stöd du har för den fortsatta behandlingen. Personuppgifter som du får fortsätta att behandla i exempelvis ett ärendehanteringssystem bör du överföra dit. Radera därefter meddelandet.

Läs mer om säker e-posthantering i dokumentet: Guide för säker e-posthantering. (PDF-dokument, 358 kB)

När ska jag använda funktionerna Säkra meddelanden respektive SDK?

I verktyget ”Säkra meddelanden” hanteras de båda funktionerna Säkra meddelanden och SDK, Säker digital kommunikation.

Funktionen Säkra meddelanden använder du för att skicka meddelanden till enskilda personer eller interna funktionsbrevlådor.

Funktionen SDK använder du för att skicka meddelanden till funktionsbrevlådor hos andra myndigheter, regioner och kommuner.

Hur växlar man mellan funktionerna Säkra meddelanden och SDK?

För att växla mellan funktionerna Säkra meddelanden och SDK väljer man roll uppe i högra hörnet inne i verktyget ”Säkra meddelanden”.

Viktigt om hantering av meddelanden och bilagor i "Säkra meddelanden" och SDK

För att hanteringen av känslig information i "Säkra meddelanden" ska bli säker är det viktigt hur du hanterar information både innan du ska skicka information och när du får information.

Om du tillfälligt behöver mellanlagra information mellan "Säkra meddelanden" och en annan säker lagringsplats (t. ex. verksamhetssystem) i samband med användning av säkra meddelanden:

• Spara inte ned information från "Säkra meddelanden" till din telefon eller läsplatta eftersom säkerheten är otillräcklig och risken för brott mot dataskyddslagstiftningen är stor.
• Använd inte alls säkra meddelanden på en privat enhet (t.ex. dator eller mobil enhet).

• Om du använder Windows, använd lagringsytorna H: och Q: som du hittar i utforskaren om det rör sig om känslig information.
  
  Om den temporära kopian endast ska användas av dig är det antagligen enklast att använda H:
  
  Om informationen redan finns på Q: eller ska dit är det bra att använda Q:.
  
  Var dock noga med att endast personer som har behov av att ta del av informationen har läsbehörighet i den mapp du tänkt använda.
• Kom ihåg att radera dessa temporära kopior. Du behöver även tömma papperskorgen i Windows/Mac.

Mer läsning

”Lagringsalternativ – guide” och ”Guide säker e-posthantering” via
https://www.nacka.se/medarbetare/digitalisering/informationssakerhet/guider-och-mallar-for-informationssakerhet/

Hur spara meddelande för att lagra på annan plats?

Om du vill spara ett meddelande för att lagra det på annan plats, i till exempel ett verksamhetssystem, spara det som PDF.

Eventuella bilagor laddar du ner som vanligt.

Hur vet mottagaren att den fått ett meddelande?

När du skickat det säkra meddelandet så får mottagaren får ett mejl med information om att de fått ett säkert meddelande och en länk att klicka på.

Om du skickar säkert meddelande till en extern mottagare för första gången är det bra om du talar om för personen att det säkra meddelandet är från dig och att länken är trygg att klicka på.

Kan en privatperson eller ett företag skicka ett säkert meddelande till oss?

I nuläget kan de endast svara på säkra meddelanden från Nacka kommun, inte starta en dialog.

Skicka meddelande till extern mottagare

Du behöver mottagarens personnummer för att skicka meddelande till en person som inte tidigare använt tjänsten.

Detta är för att säkerställa att det verkligen är rätt person som läser det säkra meddelandet.

Innan du kan skicka ditt färdiga meddelande så ombeds du att ange mottagarens personnummer.

Funktionsadresser

För att en funktionsadress ska kunna användas i "Säkra meddelanden" måste funktionsadressen samt aktuella användare registreras.

Servicecenter hjälper er med detta.

För beställning, mejla följande information till service@nacka.se:

1. Namnet på den funktionsadress som ska registreras
2. En lista med de användare (namn plus mejladress) som ska kopplas till funktionsadressen.

När allt är registrerat (du får ett meddelande när ditt ärende är klart) gör du så här:

1. Logga in i "Säkra meddelanden" som vanligt med e-legitimation.
2. Per automatik öppnas sidan med din personliga brevlåda för säkra meddelanden. Detta för att du som privatperson parallellt ska kunna ta emot meddelanden.
3. För att byta till "Säkra meddelanden" i din yrkesroll: "Välj roll" i rullgardinsmenyn och markera funktionsadressen som du är kopplad tilll och som ska synas där.
4. Nu kan du både läsa och skicka e-post från funktionsadressen.
5. Kom ihåg att alltid kolla att du valt rätt roll i rullgardinsmenyn när du gör ärenden i "Säkra meddelanden".

Hur kommer man som enhet igång med SDK?

Kontakta objektledare Monica Enderstein (monica.enderstein@nacka.se) eller projektledare Charlotta Olsson (charlotta.olsson@nacka.se) för information om hur anslutningsprocessen går till.

Hur får man behörighet till SDK?

För att få behörighet till SDK måste man ha genomfört och blivit godkänd på den digital utbildning i SDK. Utbildningen kan genomföras på egen hand och finns på följande länk:

https://nacka.infocaption.com/2699.guide

Diplomet efter genomförd utbildning används som underlag vid ansökan om behörighet och skickas efter genomförd utbildning till närmsta chef. Ansökan om behörighet sker via e-tjänsten ”Behörighetsbeställning SDK” på servicecenters kundportal.

Behörig beställare är närmsta chef.

Hur använder man SDK?

Utförlig beskrivning av hur du använder SDK hittar du i vår lathund för SDK:

Var finns den digitala utbildningen i SDK?

Den digitala utbildningen finns på följande länk:

https://nacka.infocaption.com/2699.guide

Vilka offentliga aktörer kan skicka och ta emot SDK-meddelanden?

Anslutna organisationer till SDK finns registrerade i den nationella adressboken för SDK på följande länk. Där kan du se om en viss organisation är ansluten och med vilka funktioner som organisationen är ansluten:

Start - SDK Adressbok (digg.se)

Hur vet man att det inkommit ett SDK-meddelande till enheten?

Enheten kan välja att få aviseringar om inkomna meddelanden i SDK till TOPdesk eller till de anställdas Outlook. Enheten kan också välja att ha utpekad personal som går in flera gånger per dag och bevakar inkomna meddelanden.