Automatisering i e-tjänster som underlättar för medborgarna är i sig inget nytt i Nacka kommun. Det finns redan smidiga välbesökta e-tjänster i många kommunala verksamheter som gör det enklare för medborgaren att uträtta ärenden när de själva har tid, oberoende av kontorstider.
Nytt med beslut direkt
Men idag tar vi alltså nästa steg och automatiserar för första gången även själva beslutet som tas när en ansökan inkommit i e-tjänsten. Detta är möjligt tack vare en lagändring under sommaren 2022, där kommuner tilläts fatta automatiserade beslut – något som fram tills dess varit möjligt bara i statliga e-tjänster.
Specialistteam för rättssäkerhet
Höga krav ställs förstås på att ett automatiserat beslut inte bara ska upplevas som smidigt och tydligt, utan också vara rättssäkert. Sedan lagändringen har därför en arbetsgrupp med specialkompetenser inom juridik, digitalisering och robotisering arbetat intensivt för att identifiera i vilka beslutsprocesser som automatisering potentiellt kan skapa värde. Deras arbete har lett fram till att fyra processer i kommunen valts ut för att besluten passar att automatiseras.
Bygglovenheten snabba på tåget
Verksamheten som hann först ut bland piloterna är bygglovenheten och ärenden som rör ansökan för installation av eldstad. De har sett en markant ökning av antalet ärenden för eldstäder till följd av energikrisen, och redan strax efter e-tjänsten öppnats på fredagen så kom det första ärendet in och kunde avgöras bara några minuter senare.
– Arbetet att digitalisera för att göra våra tjänster mer tillgängliga för Nackaborna har pågått under flera år, berättar Maria Melcher, chef på bygglovenheten, vars utvecklare löpande arbetar nära digitaliseringsenheten i kundanpassningen av enhetens tjänster.
– Det har exempelvis lett fram till ett digitalt e-arkiv med bygglovhandlingar, flertalet e-tjänster som bokning av bygglovrådgivning, tekniskt samråd med mera och även e-tjänsten ”Min sida”, där kunden hittar sin detaljplan och kan kommunicera med sin handläggare och ansöka om slutbesked.
På bilden ovanför står Maria Melceher mellan enhetens utvecklingsledare Ali Nabi och hans gruppchef Björn Rune.
Nämnden ytterst ansvarig
Ansvarig nämnd – i detta fall miljö- och stadsbyggnadsnämnden i Nacka – har enligt lag det yttersta ansvaret för bygglovenhetens automatiserade beslut. Därför måste nämnden säkerställa att ett automatiserat beslutsfattande kan ske i överensstämmelse med gällande rätt innan delegation kan ske.
Klartecken kom från nämnden den 15 mars 2023, och därmed kunde den nya e-tjänsten med automatiserat beslut gå live redan i mars – bara lite mer än ett halvår efter lagändringen. Digitalisering och automatisering har under flera år prioriterats av nämnden och flera nya tjänster och funktioner har implementerats inom nämndens ansvarsområde.
– Jag är både glad och stolt över att vi är först i Sverige med att införa automatiserat beslutsfattande utifrån plan- och bygglagen, säger Johan Krogh (C), ordförande i miljö- och stadsbyggnadsnämnden, och fortsätter:
– I grunden handlar det om att förbättra vår service till Nackas invånare som nu kommer att få sina beslut betydligt snabbare, på bara några minuter jämfört med några veckor som det har tagit tidigare.
– Nämnden var beredd när förutsättningarna kom på plats i somras, och nu är det viktigt att vi fortsätter att ligga i framkant och vågar prova det nya, avslutar han.
På gång: Fler piloter för automatiserat beslutfattande
Nacka kommuns tre andra pilotprojekt genomförs av digitaliseringsenheten och juridik- och kanslistaben i nära samarbete med beställarna på äldreenheten, välfärd och skola samt utbildningsenheten.
Inom kort kommer ansökan om reparationsbidrag för bostadsanpassning att finnas tillgänglig. Därefter står lansering av beslut om tilldelning av skolskjuts i kö. På listan med potentiella processer att automatisera har vi i nuläget cirka 150 olika identifierade spritt över kommunens alla verksamheter.
”Full rulle i automatiseringsfabriken”
– Den befintliga grunden för ett digitaliserat arbetssätt inom bygglovenheten har möjliggjort ett snabbt genomförande i detta pilotprojekt, berättar Henrik Palmblad-Wennergren, digitaliseringsdirektör i Nacka kommun, som ser fram emot fortsatt samarbete med fler verksamheter:
– Vi är stolta över att vi lyckas samla sådan kraft kring ett ämne som innebär stora förändringar i våra medarbetares vardag – men som skapar stora värden för våra medborgare, säger han och avslutar med en hälsning till alla andra verksamheter:
– Nu är det full rulle i automatiseringsfabriken och vi gör oss redo för den massiva tillväxt vi har framför oss i Nacka kommun genom att arbeta smartare och effektivare med automatisering som ett av verktygen i digitaliseringsverktygslådan!
Sidan uppdaterades: