Rutin för överlämnande av betygshandlingar till Nacka kommunarkiv

Instruktioner för leverans till kommunarkivet

• Betyg och övriga handlingar levereras inom sex månader efter avslutad skolgång.
• Betygskataloger från gymnasieskolor kan levereras ett år efter avslutad skolgång.
• Om en skola läggs ner eller byter huvudman levereras betygen direkt.

Betygen och övriga handlingar skall skrivas ut på papper. Kopiorna bör vara utskrivna på åldringsbeständigt papper enligt ISO 9706 (t.ex. Stora Enso MultiCopy). Dubbelsidig utskrift är inte tillåten eftersom detta påverkar åldringsbeständigheten. De betygshandlingar som överlämnas behöver inte vara upprättade på Svenskt Arkiv-papper. Vid utskrift av betyg och betygshandlingar rekommenderas att skrivare och toner är certifierade för framställning av dokument som ska bevaras. SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut certifierar dessa produkter, se www.sp.se.

Plastfickor, kuvert, gem, gummisnoddar och post it-lappar får inte användas.

Sortera betyg, elevlistor/klasslistor, betygskataloger, uppgifter om lokala kurser var för sig och lägg dem i särskilda aktomslag (A3-omslag). Skriv på aktomslaget vad det innehåller, eventuell sorteringsordning samt vilket läsår det avser. Uppgift om läsår är särskilt viktigt om skolan lämnar handlingar för flera läsår.

För att säkerställa att samtliga betyg för ett läsår överlämnats/mottagits bör en elevlista/klasslista för varje avgångklass medfölja där varje elevs betyg prickats av. Förteckningen blir ett kvitto, både för den som överlämnar och den som tar emot handlingarna.

Tänk på att lägga med betygshandlingar som utfärdats för elever som har hoppat av eller bytt skola under läsåret.

Tänk på att upplysa kommunarkivet om det finns elever med skyddad identitet.

Markera tydligt handlingar och uppgifter för elever som har skyddad identitet.

När kommunarkivet tagit emot och godkänt leveransen övergår ansvaret för förvaring och utlämnande till kommunarkivet.

För fristående skolor innebär överlämnandet att betygshandlingarna blir allmänna handlingar. Det innebär att de omfattas av offentlighetsprincipen enligt tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och arkivlagen (1990:782).

Betyg från grundskolan

Det som ska överlämnas är en kopia av den betygshandling eleven får då eleven slutar skolan:

• Kopia på slutbetyg för elever som fullföljt grundskoleutbildning
• Kopia på intyg om avgång från grundskola (i de fall eleven avgår utan slutbetyg)
• Eventuella utdrag ur betygskatalogen för de elever som byter skola eller lämnar skolan i förtid

Betygen lämnas årligen sorterade i personnummerordning oavsett klass.

Betyg från gymnasieskolan

Det som ska överlämnas är en kopia av den betygshandling eleven får då eleven slutar skolan:

• Kopia på examensbevis (för elever som slutfört ett nationellt program och fått betyg i samtliga kurser)
• Kopia på studiebevis (för elever som inte fått betyg i en eller flera kurser)
• Kopia på gymnasieintyg (för elever som avslutat en utbildning på ett introduktionsprogram)
• Eventuella utdrag ur betygskatalogen för de elever som byter skola eller avbryter sina studier

Kopia på eventuella betyg som utfärdats på engelska ska också överlämnas.

Betygen lämnas årligen sorterade i personnummerordning oavsett program/kurs.

Särskild information för fristående skolor

Enligt skollagen (2010:800) 29 kap. 18§ ska huvudmannen för en fristående skola, där betyg sätts, överlämna en elevs slutbetyg eller de betygsdokument eleven får vid avgång från gymnasieskolan till den kommun där skolan är belägen. Bestämmelsen trädde i kraft läsåret 2011/2012. Sveriges Kommuner och Landsting, SKL; har i cirkulär 12:9 Kommunernas mottagande av betygshandlingar från friskolor lämnat rekommendationer om mottagande och överlämnande som i huvudsak följs i nedanstående rutin.

Nacka kommunarkiv tar emot kopior av de betygshandlingar som eleven får från de fristående skolor som finns i Nacka kommun från och med läsåret 2011/12. Övriga handlingar är inte lagstadgade att lämna till kommunarkivet, men det är ett önskemål från kommunarkivet för att underlätta sökningen av betyg i framtiden och för att säkerställa betygsuppgifter för de elever som byter skola eller avbryter sina studier.

Betygskataloger

Betygskatalogerna ska om möjligt sorteras klassvis. Vissa ämnen kan ha lästs i grupper med elever från olika klasser. Märk då upp att det är betygskataloger för ämnen med blandade klasser (är betygskatalogen helt sorterad efter ämne behöver dock inte de blandade klasserna märkas ut). Skicka betygskataloger för samtliga klasser/årskurser.

Klasslistor/elevlistor

• Elevlistor per klass sorterade alfabetiskt på efternamn A-Ö.
• Elevlistor med uppgifter om för- och efternamn, personnummer samt klassbeteckning över samtliga elever som varit inskrivna i skolan under läsåret sorterade i personnummerordning.

Lokala kurser

Kommunarkivet önskar en innehållsbeskrivning av eventuella lokala kurser eftersom innehållet i en lokal kurs ofta efterfrågas av andra utbildningsanordnare när eleven läser vidare.