Guide - så gör du

Motioner

Som ledamot eller tjänstgörande ersättare i kommunfullmäktige kan du lämna in en motion i en fråga. Genom att väcka en motion startar du ett ärende kring en fråga som du vill att kommunen ska fatta ett visst be­slut i.

Så går det till att väcka en motion:

1. Ett ärende om en motion både startar och slutar i kommunfullmäktige. När du lämnat in din motion anmäls den på kommunfullmäktige, dvs. den sätts upp på dagordningen.
2. Därefter beslutar kommunstyrelsen om hur motionen ska beredas/utredas. Motionen bereds alltid av kommunstyrelsen och eventuell facknämnd utifrån det sakområde som motionen berör. Om kommunstyrelsen bedömer att motionens förslag påverkar budgeten kan de besluta att motionen ska behandlas i samband med mål och budget eller tertialbokslut.
3. Efter att motionen beretts i kommunstyrelsen och i eventuella facknämnder går motionen tillbaka till kommunfullmäktige. Tanken är att en motion ska beredas inom sådan tid att fullmäktige kan fatta ett beslut i ärendet inom ett år. Hinns detta inte med ska en avrapportering ske innan året har gått och fullmäktige kan då välja att avskriva motionen från vidare handläggning.

Checklista för hur du skapar en motion:

• Motionen ska vara skriftlig och undertecknad av en eller flera ledamöter.
• Motionen ska innehålla förslag till beslut och motivering till förslaget.
• Ämnen av olika slag får inte tas upp i samma motion.
• Varje parti i kommunfullmäktige har mallar för motioner med respektive partis logotype. Använd gärna denna mall.

Tänk på: Om du vill väcka en motion ska du mejla kommunsekreteraren senast klockan 09.00 fredagen före kommunfullmäktiges sammanträde. Lämnas motionen in senare tas den upp först vid nästa sammanträde.

Interpellation

Som ledamot eller tjänstgörande ersättare i kommunfullmäktige kan du ställa en interpellation till ordföranden i nämnder och fullmäktigeberedningar. Rätten att ställa interpellationer är mycket viktig ur demokratisk synpunkt eftersom det innebär ett kontrollmedel över nämnderna vid sidan av den kommunala revisionen. Interpellationer leder däremot inte till några beslut av fullmäktige.

Checklista för att skapa en interpellation:

• Interpellationen ska vara skriftlig och undertecknad av en ledamot.
• Interpellationen ska rikta sig till ordföranden i den nämnd som är ansvarig för det sakinnehåll som frågan rör.
• Interpellationen ska ha ett bestämt innehåll och vara försedd med motivering.
• Interpellationer får bara röra ärenden som fullmäktige, kommunstyrelsen eller någon annan nämnd har ansvar för.
• Interpellationer bör endast ställas i angelägenheter av större intresse för kommunen.
• Du kan inte ställa en interpellation om allmänpolitiska frågor och ärenden om myndighetsutövning som rör en enskild person.
• Varje parti i kommunfullmäktige har mallar för med respektive partis logotype. Använd gärna denna mall.

Så går det till:

När du har lämnat in din interpellation anmäls den på kommunfullmäktige, dvs. den sätts upp på dagordningen. Interpellationen ska besvaras på nästkommande möte. Du får svaret skriftligen senast torsdagen klockan 12 före sammanträdesdagen då svaret ska lämnas. På sammanträdet sker en interpellationsdebatt där samtliga ledamöter har rätt att delta.

Tänk på: Om du vill ställa en interpellation ska du mejla kommunsekreteraren senast klockan 09.00 fredagen före kommunfullmäktiges sammanträde. Interpellationer som lämnas senare eller under ett pågående sammanträde tas upp först vid nästa möte.

Enkla frågor

Du som är ledamot eller tjänstgörande ersättare i kommunfullmäktige får ställa enkla frågor. Frågorna är viktiga ur demokratisk synpunkt eftersom det är ett sätt att få in upplysningar och styra debatten.

Enkla frågor får bara debatteras av den som har ställt frågan och den som besvarar den. Det är en skillnad jämfört med en interpellationsdebatt där alla som så önskar kan delta.

Kommunfullmäktiges presidium har rätt att omvandla en enkel fråga till en interpellation om frågan bedöms vara för omfattande för en enkel fråga.

Checklista för att ställa en enkel fråga:

• Frågan ska ha ett bestämt innehåll.
• Frågan ska gälla enkla sakförhållanden så att svar kan lämnas snabbt.
• Frågan ska vara försedd med en kort inledande förklaring.
• Frågan ska rikta sig till ordföranden i den nämnd som är ansvarig för det sakinnehåll som frågan handlar om.

Så går det till:

När du har lämnat in din fråga sätts den upp på dagordningen för kommunfullmäktiges sammanträde (kallas att den anmäls). I debatten med anledning av en enkel fråga så är antalet debattörer begränsat till dig som ställt frågan och den som besvarar den.

Tänk på: Om du vill ställa en enkel fråga ska du mejla kommunsekreteraren senast klockan 09.00 fredagen före kommunfullmäktiges sammanträde. Lämnas frågan in senare eller under sammanträdet så anmäls frågan först vid nästa sammanträde. Enkla frågor måste vara utdelade till alla ledamöter innan de ställs.

Politikerinitiativ

Som ledamot i en nämnd har du rätt att ta initiativ till nya ärenden i nämnden. Denna rättighet framgår av kommunallagen och i Nacka kommun kallar vi det ”politikerinitiativ”.

Varje nämnd har egna rutiner för hur detta hanteras på ett smidigt och enkelt sätt. Huvudregeln är att en ledamot har rätt att väcka ärenden även under sammanträdet. Nämnden beslutar då om man ska fatta beslut direkt eller om ärendet ska beredas vidare.

Att tänka på: Lämna in ditt politikerinitiativ genom att mejla nämndsekreteraren. Använd gärna den mall som ditt parti har och som används vid motioner.

Beredning av ett ärende

Ett ärende förbereds alltid av tjänstemän innan beslut tas i nämnd eller i kommunfullmäktige. Det kallas att ärendet bereds och resultatet presenteras i regel i en så kallad tjänsteskrivelse. En tjänsteskrivelse är tjänstemannens sakkunniga bedömning till de som ska fatta beslut i ett ärende. Tjänstemannen analyserar och utreder frågorna, sammanställer uppgifter och presenterar ärendet med ett förslag till beslut.

Alla tjänsteskrivelser följer en mall för att underlätta din inläsning och få en enhetlighet. Tjänsteskrivelserna innehåller som regel fasta rubriker såsom:

• Ärenderubrik
• Förslag till beslut
• Sammanfattning
• Ärendet
• Ekonomiska konsekvenser
• Konsekvenser för barn

I Nacka använder vi en handbok för Rättssäkra beslut för att hålla en hög kvalitet på beslutsunderlagen. Handbok för rättssäkra beslut (PDF-dokument, 966 kB)

Politisk beredning

Inom de flesta nämnder finns så kallade politiska beredningar. En politisk beredning sker innan kallelse av handlingar skickas ut till nämnden. Politiska beredningar är frivilliga och inte lagreglerade på något sätt. Ofta innebär dessa beredningar att representanter från partierna i nämnden ses för att gå igenom att ett förslag på kallelse och få kortfattad information om vad ärendena avser. Viktigt att notera att det är alltid är ordföranden som beslutar om vilka ärenden som ska med på kallelsen. Ordföranden har också det yttersta ansvaret för beslutsunderlagen håller en god kvalitet och utgör ett komplett underlag för att du ska kunna fatta beslut.

Särskilt om kommunfullmäktige

Som huvudregel ska alla ärenden som kommunfullmäktige beslutar om beredas i kommunstyrelsen. Kravet på beredning brukar kallas beredningstvång. Rör ärenden en viss nämnds ansvarsområden ska även den ansvariga nämnden ha berett ärendet. När ett ärende ska beslutas av kommunfullmäktige har därför kommunstyrelsen fattat beslut om ett förslag till kommunfullmäktige. Beslutsunderlagen i kommunfullmäktige är därför mer omfattande än i nämnderna. Beslutsunderlagen innehåller förutom protokollsutdrag från kommunstyrelsen (med förslag till beslut) även aktuella tjänsteskrivelser i ärendet.

TIPS! Tjänstemannaorganisationen arbetar ständigt med att utveckla och förbättra beslutsunderlagen. Har du tankar om vad som kan bli bättre? Tveka inte att höra av dig till nämndsekreteraren i din nämnd eller till kommunsekreterarna i kommunfullmäktige.

Sammanträdesdagar

Ungefär ett halvår före sammanträdesåret bestäms sammanträdestiderna för kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och nämnderna. I de flesta fall hålls mötena på dagtid eller sen eftermiddagstid.

Datum och tid för alla sammanträden finns i kommunens sammanträdesplan

Särskilt om kommunfullmäktige

Kommunfullmäktiges möten hålls normalt sett i Nackasalen i Nacka stadshus. Det är sammanträden ungefär nio till tio gånger per år och de äger rum på måndagskvällar. Sammanträdet startar som regel klockan 17.00 och inleds med besvarande av enkla frågor och interpellationsdebatt. Det finns undantag från denna huvudregel. Det sammanträde som äger rum i november där ärendet om mål och budget är den stora frågan, börjar sammanträdet normalt redan klockan 09.00 på måndagen. Det gäller således att läsa kallelsen noga och för varje gång förvissa sig om när sammanträdet börjar.

Enligt kommunfullmäktiges arbetsordning ska sammanträdena avslutas senast klockan 22.00.

Kallelse och beslutsunderlag

Digitalt utskick

Både ledamöter och ersättare kallas till sammanträdena. Kallelse och beslutsunderlag skickas elektroniskt så att du har underlaget i din iPad en vecka före sammanträdet. Extra utskick av sammanträdeshandlingar kan förekomma efter det att kallelsen har skickats ut, men det ska enbart ske i undantagsfall. I kommunfullmäktige måste alla ärenden beredas innan, vilket gör att extra ärenden är mycket ovanligt.
Läs om hur du hanterar din iPad för att läsa utskicken under avdelningen Praktiskt

Både kallelser och beslutsunderlag publiceras också på nacka.se. Utifrån dataskyddsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen publiceras inte en del personuppgifter på hemsidan. Det innebär som regel att handlingen inte publiceras alls eller att den i vissa fall ”maskas” vad gäller just personuppgifterna. Som ledamot eller ersättare får du däremot handlingarna i sin helhet i utskicket som skickas till dig.
Handlingar och protokoll på nacka.se

om du får förhinder

Självklart kan du få förhinder att komma till ett sammanträde. Då är det viktigt att du meddelar det:

• Kommunfullmäktige: Meddela din gruppledare i god tid.
• Nämnd eller utskott: Meddela nämndsekreterare och dina partikamrater.

Öppna och stängda sammanträden

Kommunfullmäktige

Kommunfullmäktiges sammanträden är offentliga och öppna för alla som vill komma och lyssna. Fullmäktige får i vissa ärenden besluta om att överläggningen, ej själva beslutsfattandet, ska ske bakom stängda dörrar. Detta avser ärenden där sekretess kan föreligga och är mycket ovanligt i kommunfullmäktige.

Kommunfullmäktiges sammanträden direktsänds i närradion på 99,9 MHz och webbsänds på www.nacka.se. Du kan även se sammanträdena i efterhand på hemsidan.

Nämnderna

Nämndernas sammanträden är som huvudregel stängda för allmänheten. Ibland kan nämnder besluta om att ha ett öppet sammanträde och då annonseras det ut.

Placering - hur sitter jag i lokalen?

Nämnderna

På nämndsammanträdena sitter du som regel med dina partikamrater oavsett om du är ledamot eller ersättare. Majoriteten sitter oftast på höger sida om ordföranden och sekreteraren och oppositionen sitter på motsatt sida.

Kommunfullmäktige

På kommunfullmäktige har varje ledamot en bestämd plats i fullmäktigesalen. Du sitter tillsammans med andra ledamöter från ditt parti.

Upprop och närvaro

Närvaron på sammanträdet måste alltid noteras eftersom det skrivs in i protokollet.

Nämnderna

Närvaron noteras genom att ordföranden gör ett upprop när sammanträdet börjar.

Kommunfullmäktige

Ordföranden inleder sammanträdet med att kontrollera närvaron. Alla ledamöter som är anslutna med sin smarttelefon eller surfplatta läggs in som deltagare i mötet. Närvaron noteras automatiskt genom att du loggar in på kf.nacka.se. Inloggningsuppgifter skickas ut per e-post, och du kan även i efterhand få uppgifter via servicecenter. Du kan logga in på din smarttelefon, politikerplatta eller medhavd dator. Du måste alltid vara ansluten till Nackakommun_BYOD med aktuella inloggningsuppgifter för att kunna nå systemet.

Spara gärna länken din läsplatta eller mobiltelefon så når du den enkelt nästa gång.

Den som måste avbryta sin tjänstgöring under pågående sammanträde kommer fram till presidiet, som noterar frånvaron och ser till att en ersättare sätts in. Finns ingen ersättare att sätta in kommer partiet att sakna en röst vid sammanträdet.

Gruppledaren noterar tjänstgöring och ersättarnas närvaro för partiet och lämnar till sekreteraren vid sammanträdets slut.

TIPS! Vet du med dig att du behöver gå tidigare från ett sammanträde? Meddela sekreteraren och dina partikamrater innan sammanträdet börjar så kan man förbereda en ersättare för dig.

Tjänstgöra

En ledamot som är närvarande vid sammanträdet tjänstgör. Om inte alla ledamöter för ett parti är närvarande, träder ersättare i tjänst. Ordföranden bestämmer när en ledamot eller en ersättare ska träda in och tjänstgöra under ett pågående sammanträde. Endast om det föreligger särskilda skäl för det, bör inträde ske under pågående handläggning av ett ärende.

En ledamot som kommer under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra, även om en ersättare trätt in i ledamotens ställe. Bytet sker däremot inte under behandlingen av ett ärende, utan när ett ärende avslutats och innan nästa tas upp.

Nämnderna

Om en ledamot är frånvarande tjänstgör i första hand en ersättare från ledamotens egen partigrupp och i andra hand en ersättare från annan partigrupp. Detta sker i enligt den tjänstgöringsordning som kommunfullmäktige beslutat om.

En ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde oberoende av turordningen. Om styrkebalansen mellan partierna därigenom påverkas får dock den ersättare som står i tur att tjänstgöra träda in.

En ledamot eller en ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra, sedan ärendet har handlagts. En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen vid ett beslutssammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra endast om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna.

Kommunfullmäktige

I kommunfullmäktige kan enbart ersättare komma från det egna partiet. Ersättarna tas in i den ordning de är valda. Endast i undantagsfall är det tillåtet att sätta in en ersättare under pågående behandling av ett ärende. Varje år görs ett sådant undantag i november då ärendet mål och budget står på dagordningen. Fullmäktige fattar i så fall ett beslut om att ersättare får träda in mellan de olika block, som debatten delas in i.

En ledamot som avbryter sin tjänstgöring under sammanträdets gång kan inte komma tillbaka och börja tjänstgöra igen efter en stunds frånvaro. Detta kallas växeltjänstgöring och är inte tillåtet i kommunfullmäktige. Enda undantaget är om ledamoten inte får delta i behandlingen av ett ärende på grund av jäv.

TIPS: Meddela ordföranden/sekreteraren inför sammanträdet om du behöver avvika från sammanträdet. Det underlättar hanteringen och ordföranden kan då förbereda sig på att kalla in en ersättare. Tänk på att inte lämna sammanträdet mitt under behandlingen av ett ärende.

Yttra sig

Ledamöter och ersättare har rätt att yttra sig i alla ärenden under sammanträdet. Du har rätt att ge replik på föregående talare.

Det är viktigt att hålla sig till det aktuella ärendet när man yttrar sig. Om man frångår ämnet kommer ordförande säga till. Om talaren fortsätter att frångå ämnet får ordföranden ta ordet från ledamoten.

Yttra sig i Nämnderna

Den som vill begära ordet gör det genom att räcka upp handen. Ordföranden noterar dig på talarlistan och fördelar ordet när det är din tur.

Yttra sig i Kommunfullmäktige

Begära ordet

Den som vill anmäla sig till talarlistan i ett ärende gör det genom att trycka på ”begär ordet”på sin inloggade enhet. Namnen på var och en som vill tala kommer upp på storbildsskärmen bakom presidiet. Ordet kan begäras så snart ärendet man vill tala i har kommit upp som ”pågående ärende” på storbildsskärmen. Namnen kommer upp i den ordning man begär ordet.

Hålla sig till ämnet

Att hålla sig till det aktuella ärendet är extra viktig just i kommunfullmäktige. Gör man inte det bryter man mot de demokratiska principerna i kommunallagen som säger att allmänheten ska veta vad som kommer att avhandlas vid sammanträdet (d.v.s. det som står på dagordningen).

Hur länge får man prata?

Kommunfullmäktige i Nacka har beslutat om en rekommendation för talartid i olika typer av ärenden. Dessa rekommendationer finns att läsa i kommunfullmäktiges arbetsordning. (PDF-dokument, 169 kB)

Begära replik

Den som vill ha replik trycker på fältet där det står ”replik”. Personens namn kommer då upp på en särskild lista för replik. Om man ångrar sig och inte vill tala i ärendet ser man till att få kontakt med någon i presidiet, så tar ordföranden bort namnet från talarlistan.

Tjänstemäns rätt att yttra sig

Stadsdirektören får på begäran yttra sig för att lämna förklaringar och revisorerna har yttranderätt i behandlingen av frågan om ansvarsfrihet. Stadsjuristen och kommunfullmäktiges sekreterare får uttala sig om frågor som hör ihop med juridiken kring sammanträdet.

yrkanden (förslag till beslut)

Förslag till beslut kallas för yrkanden. Endast ledamöter och tjänstgörande ersättare har rätt att lämna yrkanden. Man brukar säga att följande yrkanden finns till föreslagna beslut:

TIPS: Yrkanden som är längre än ett bifall eller avslag mejlas till sekreteraren. På så säkerställs att de blir korrekt uppfattade och återgivna i protokollet.

Beslutsfattande och votering

När debatten om ett ärende är slut är det dags för själva beslutsfattandet. Beslut fattas normalt med så kallat ”acklamationsbeslut”. Det innebär att ordföranden lägger fram de olika yrkanden som har ställts under diskussionen i ärendet och frågar ledamöterna om de beslutar i enlighet med xx:s yrkande, yy:s yrkande etcetera. Som ledamot eller tjänstgörande ersättare, ropar man ”ja” för det yrkande man vill ska vinna och är annars tyst. När alla yrkanden har lagts fram talar ordföranden om vilket av dem som har bifallits (vunnit omröstningen).

Avstå från att rösta

Som ledamot kan du avstå från att rösta när kommunfullmäktige/nämnden fattar beslut. I ärenden som avser myndighetsutövning måste däremot den som deltagit i handläggningen delta i beslutet och kan då inte välja att avstå från att rösta. Det förekommer att ledamöter vid acklamationsbeslut anmäler att de ”inte deltagit i beslutet”. Detta får ses som politisk markering och fritar inte ledamoten från ansvaret för beslutet rent juridiskt. För detta krävs en reservation.

Om du vill avstå från att rösta ska du meddela sekreteraren och ordföranden detta när ärendet ska handläggas och innan beslut fattas.

Votering (omröstning)

Ledamöter har rätt att begära votering (omröstning) om man tycker att det är tveksamt om det verkligen finns majoritet för det förslag ordföranden har uppfattat som vinnande. Man ska inte begära votering enbart för att markera hur man själv eller någon annan har röstat, det får man hantera genom att antingen reservera sig eller skriva en protokollsanteckning.

Var och en av dem som ska fatta beslutet ropas då upp och säger ”ja”, ”nej” eller ”avstår”, beroende på hur personen vill rösta. I kommunfullmäktige sker istället voteringen via den enhet som man är inloggad på.

Voteringen sker alltid öppet förutom i ärenden som avser val eller anställning av personal.

Om omröstningen i ett ärende har fallit ut så att det föreligger lika många röster för och emot ett förslag avgör ordföranden ärendet med sin utslagsröst.

reservationer

Du kan som ledamot reservera dig mot ett beslut om du inte vill ta ansvar för beslutet. Om du vill reservera dig mot ett beslut måste du informera ordföranden innan sammanträdet är slut. Det går enbart att reservera sig mot beslut som man själv deltagit i. Om du till exempel är ersättare och inte tjänstgör så kan du inte reservera dig mot beslutet.

Muntliga reservationer sker genom att du meddelar ordföranden under sammanträdet. Skriftliga reservationer sker genom att du meddelar ordföranden under sammanträdet och lämnar in en skriftlig reservation senast vid protokollets justering (eftersom den ska skrivas in i protokollet). Om ärendet ska justeras omedelbart så måste du lämna in reservationen senast i samband med att sammanträdet avslutas.

TIPS: Mejla in din skriftliga reservation till sekreteraren så fort som möjligt men senast i samband med justeringen.

protokollsanteckningar

I samband med att ett ärende avgörs kan du som ledamot eller ersättare lämna en protokollsanteckning. De andra i kommunfullmäktige/nämnden har rätt att kräva en redovisning av innehållet, för att den ska tas in i protokollet. En protokollsanteckning sker genom att du meddelar ordföranden under sammanträdet och lämnar in en protokollsanteckningen senast vid protokollets justering (eftersom den ska skrivas in i protokollet). Om ärendet ska justeras omedelbart så måste du lämna in protokollsanteckningen senast i samband med att sammanträdet avslutas.

TIPS: Mejla in din skriftliga protokollsanteckning per e-post till sekreteraren så fort som möjligt men senast i samband med justeringen.

jävsregler

En jävsituation uppstår när en anställd eller förtroendevalda har ett sådant intresse i ett ärende att hennes eller hans opartiskhet kan ifrågasättas. För att jäv ska föreligga krävs det inte att personen är partisk utan bara att situationen är sådan att finns skäl att misstänka partiskhet, vilket inte alltid är helt oproblematiskt.

Den som är jävig får inte delta eller närvara vid handläggningen av ärendet. Handläggning av ett ärende innefattar beredning, föredragning, överläggning och beslut.

En ledamot i fullmäktige får inte delta i handläggningen av ett ärende:

• som personligen berör ledamoten själv,
• ledamotens make,
• sambo,
• föräldrar,
• barn eller syskon eller någon annan närstående (sakägar- och släktskapsjäv).

I nämnderna gäller, förutom vad som gäller fullmäktige, dessutom att en ledamot är jävig om:

• han/henne eller någon närstående är ställföreträdare för den som saken angår eller för någon som kan vänta synnerlig nytta eller skada av ärendets utgång (ställföreträdarjäv).
• han/henne har fört talan som ombud eller mot ersättning biträtt någon i saken (ombudsjäv).
• det finns någon annan särskild omständighet som är ägnad att rubba ledamotens opartiskhet i ärendet (delikatessjäv).

Hur anmäler jag jäv?

Jävsreglerna bygger på att den enskilde själv talar om att man är jävig. Om du är jävig ska du meddela ordföranden och sekreteraren redan innan sammanträdet startar så att de kan kalla in en ersättare för dig.

När det är dags att behandla ärendet ska du meddela att du är jävig innan handläggning av ärendet påbörjas. Ordföranden och sekreteraren noterar då det i protokollet. I fullmäktige kan du stanna kvar i lokalen även om du är jävig. I nämnd går du alltid ut ur sammanträdeslokalen när nämnden ska behandla ärendet som du anmält jäv i.

Tänk på att jäv kan föreligga om det i andras ögon finns skäl att misstänka opartiskhet. Om du inte själv anmäler jäv så kan jävsfrågan tas upp av ordförande eller annan ledamot. Om ”den utpekade” själv inte anser sig jävig kan ordföranden låta fullmäktige/nämnd besluta i frågan.

Tips: Är du osäker på om du är jävig kan du alltid diskutera frågan med dina partikamrater, ordföranden i nämnden eller en kommunjurist.

Justering och protokoll

Protokoll ska föras vid kommunfullmäktiges och nämndernas sammanträden. Ordföranden ansvarar för att protokollet förs och att det sker på rätt sätt. I Nacka kommun förs så kallade beslutsprotokoll. Det innebär att det enbart är besluten som redovisas i protokollen, inte debatterna och diskussionerna i sig.

Protokollen ska redovisa:

• Vilken nämnd protokollet avser.
• Tid och plats för sammanträdet.
• Närvarande ledamöter och ersättare samt övriga närvarande personer.
• En ärendebeskrivning som både beskriver ärendet och motiverar beslutet.
• Vilka handlingar som föreligger vid ärendets behandling.
• Framställda förslag (förslag finns vanligtvis vid sammanträdets början).
• Ställda yrkanden (ställs under sammanträdet).
• Vid omröstning (votering) mellan olika yrkanden ska det framgå hur propositionsordningen har varit, hur omröstningen utfallit och vid öppen omröstning hur varje ledamot röstat (sluten omröstning sker bara vid val eller anställande av personal).
• Tydligt angivet vilket beslut som fattats och – om ärendet avser myndighetsutövning mot någon enskild – ordentliga motiv för beslutet.
• Reservationer.
• Protokollsanteckningar.
• När protokollet justerades.
• När anslag om att justering skett (publicerats på kommunens officiella anslagstavla på nacka.se) och när det ska tas bort.

Protokollsjustering

Att justera ett protokoll innebär att man kontrollerar att det överensstämmer med vad som verkligen beslutats. Protokollet justeras (dvs. undertecknas) av ordföranden och ytterligare minst en ledamot (i kommunfullmäktige två ledamöter) som utses vid sammanträdets början. Justering ska ske senast 14 dagar efter sammanträdesdagen på tid som ordföranden bestämmer och meddelar vid sammanträdet.

Vid brådskande ärenden kan protokollet eller enstaka paragraf justeras omedelbart vid sammanträdet. Detta innebär att sekreteraren vid sammanträdet färdigställer protokollet/paragrafen och att ordföranden och justeringspersoner undertecknar omedelbart.